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Ihre Vorteile

  • Aktuelle Konto­auszüge im Schnell­zugriff
  • Freier Erstellungs­rhythmus: wöchentlich oder monatlich
  • Sie sparen die Kosten für Räume und Personal
  • Zusätzlich Porto­kosten ein­sparen
  • Papier­freie Archivierung mit sicheren PDF-Dokumenten
  • Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbar­keit des Aus­zugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
  • Einfach in elektronische Buch­führungs- und Dokumenten-Management-Systeme ein­binden

Ihr nächster Schritt

Voraussetzung für den Empfang elektronischer Konto­auszüge ist das Elektronische Postfach. Dieses muss für den Empfang elektronischer Konto­auszüge frei­geschaltet sein. Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach von Ihrer Spar­kasse frei­schalten. 

Signatur und Aufbewahrung

Signatur und Aufbewahrung

Das sollten Sie beachten

Durch den Bezug von Kontoauszügen in elektronischer Form bzw. die Umstellung auf dieses Verfahren muss der Empfänger der Kontoauszüge für diese elektronischen Dokumente die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD beachten. Sobald die Kontoauszüge durch Herunterladen, per Email oder auf andere elektronische Weise dem Empfänger zugegangen sind, liegt es allein in seiner Verantwortung die in den GoBD formulierten Anforderungen zu erfüllen. Hierzu müssen die technischen Voraussetzungen von ihm geschaffen und vorgehalten werden. Insbesondere ist sicherzustellen, dass die Kontoauszüge so gespeichert werden, dass eine Veränderung ihres ursprünglichen Inhalts bei Zugang nicht möglich ist bzw. der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt. Sofern die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt werden, besteht die Gefahr, dass die Buchführung des Empfängers z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfungnicht als ordnungsgemäß im Sinne der §§ 140ff Abgabenordnung beurteilt wird und hieraus entsprechende Konsequenzen gezogen werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Wie die Unterschrift bei einem Papier­dokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist ein­deutig erkennbar. 

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Konto­auszug einem Papier­konto­auszug gleich­gestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buch­führungs­pflichten gegenüber dem Finanz­amt bzw. Betriebs­prüfern nach­weisen, dass der Auszug tatsächlich von der Spar­kasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raum­kosten, da die papier­hafte Archivierung entfällt.

Kostenfreie Software

Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassen­kunden kosten­frei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunter­laden.

Sichere Aufbewahrung

Als Empfänger des elektronischen Konto­auszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“, kurz GoBD, zu beachten. 

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:
  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr fest­stellbar ist.
  • Die über­mittelten Daten dürfen vor dem Weiter­verarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Aus­druck nicht bzw. nur nach­voll­ziehbar verändert werden.
  • Das Daten­verarbeitungs­system muss die Un­veränderbarkeit des Daten­bestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Auf­bewahrung jeder­zeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungs­belegen inhaltlich über­einstimmen, wenn sie les­bar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell aus­gewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwert­baren Daten­trägern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswert­baren Formaten.

Mit Hilfe der Signatur ist der Nach­weis erbracht, dass die Inhalte des Konto­auszugs nicht verändert wurden. Um die An­forderungen an die maschinelle Aus­wertbar­keit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Konto­auszugs­datei auch die Umsatz­daten aus Ihrer Electronic-Banking-Software auf­bewahren und auf Verlangen zugänglich machen.

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