Vorteile
Ihre Vorteile
- Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
- Portokosten einsparen
- Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
- Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden
Signatur und Aufbewahrung
Signatur und Aufbewahrung
Das sollten Sie beachten
Durch den Bezug von Kontoauszügen in elektronischer Form bzw. die Umstellung auf dieses Verfahren muss der Empfänger der Kontoauszüge für diese elektronischen Dokumente die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD beachten. Sobald die Kontoauszüge durch Herunterladen, per Email oder auf andere elektronische Weise dem Empfänger zugegangen sind, liegt es allein in seiner Verantwortung die in den GoBD formulierten Anforderungen zu erfüllen. Hierzu müssen die technischen Voraussetzungen von ihm geschaffen und vorgehalten werden. Insbesondere ist sicherzustellen, dass die Kontoauszüge so gespeichert werden, dass eine Veränderung ihres ursprünglichen Inhalts bei Zugang nicht möglich ist bzw. der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt. Sofern die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt werden, besteht die Gefahr, dass die Buchführung des Empfängers z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfungnicht als ordnungsgemäß im Sinne der §§ 140ff Abgabenordnung beurteilt wird und hieraus entsprechende Konsequenzen gezogen werden.
Qualifizierte elektronische Signatur
Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.
Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Kostenfreie Software
Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunterladen.
Sichere Aufbewahrung
Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.
- Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Die übermittelten Daten dürfen vor dem Weiterverarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
- Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.
- Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sein.
- Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
- Die Daten müssen mit den Buchungsbelegen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
- Die Daten müssen maschinell ausgewertet werden können.
- Originär digitale Daten sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten.
Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Um die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Kontoauszugsdatei auch die Umsatzdaten aus Ihrer Electronic-Banking-Software aufbewahren und auf Verlangen zugänglich machen.
